Privacy Policy – Casa Oppidum

Casa Oppidum hecht veel waarde aan de privacy van haar gasten en bezoekers. In deze Privacy Policy – Casa Oppidum leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij deze gegevens bewaren, met wie wij deze eventueel delen en welke rechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR – Verordening (EU) 2016/679), de toepasselijke Portugese privacywetgeving, waaronder Lei n.º 58/2019 van 8 augustus 2019, en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarop deze Privacy Policy – Casa Oppidum betrekking heeft is:

Casa Oppidum
Exploitant: Jan Schuitemaker en Tosca Schuitemaker-Kreike
Adres: Lelieteeg 5, 1601 GR Enkhuizen, Nedereland
E-mail: hello@casaoppidum.com
Registratienummer Alojamento Local: [AL-nummer, zodra beschikbaar]

In deze Privacy Policy – Casa Oppidum wordt de verwerkingsverantwoordelijke verder aangeduid als Casa Oppidum, wij, ons of onze.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop u contact met ons opneemt of bij Casa Oppidum verblijft, kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor- en achternaam;
Adres en woonplaats;
Land van verblijf;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Aankomst- en vertrekdatum;
Aantal gasten en samenstelling van het reisgezelschap;
Geboortedatum, indien noodzakelijk;
Nationaliteit, indien wettelijk vereist;
Gegevens uit een identiteitsbewijs, voor zover deze wettelijk noodzakelijk zijn voor de registratie van gasten;
Reserverings- en boekingsgegevens;
Betalings- en factuurgegevens;
Bankgegevens bij betalingen of terugbetalingen via een bankrekening;
Correspondentie met Casa Oppidum;
Bijzondere verzoeken die u zelf aan ons doorgeeft;
Informatie over schade, incidenten of klachten die verband houden met het verblijf;
Technische gegevens die bij het gebruik van onze website kunnen worden verwerkt, zoals IP-adres, browsertype, apparaat type en technische loggegevens;
Cookiegegevens, voor zover cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt.

Wij vragen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

3. Identiteitsgegevens van gasten

Casa Oppidum kan wettelijk verplicht zijn bepaalde identificatiegegevens van gasten te verzamelen en deze aan de bevoegde Portugese autoriteiten door te geven.

Wij vragen uitsluitend de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.

Een kopie van een identiteitsbewijs of paspoort wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk en wordt niet gevraagd of bewaard wanneer registratie van de vereiste gegevens op een andere, minder ingrijpende wijze mogelijk is, tenzij de wet anders voorschrijft.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

a. Reserveringen en verblijf

Voor:

Het verwerken en bevestigen van reserveringen;
Communicatie vóór, tijdens en na het verblijf;
Het uitvoeren van de huurovereenkomst;
Het organiseren van check-in en check-out;
Het verwerken van wijzigingen of annuleringen;
Het afhandelen van betalingen, borgsommen en terugbetalingen;
Het beantwoorden van vragen of verzoeken van gasten.

De rechtsgrond hiervoor is hoofdzakelijk de uitvoering van de overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

b. Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan Portugese of Europese wettelijke verplichtingen, waaronder:

Wettelijke registratie van gasten;
Fiscale verplichtingen;
Facturering;
Boekhouding;
Medewerking aan bevoegde overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

De rechtsgrond hiervoor is het voldoen aan een wettelijke verplichting.

c. Veiligheid, schade en misbruik

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt om:

Fraude of misbruik te voorkomen;
Schade aan de woning of eigendommen vast te stellen en af te handelen;
Incidenten te onderzoeken;
De veiligheid van Casa Oppidum, haar gasten en derden te beschermen;
Juridische aanspraken vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Voor zover hiervoor geen wettelijke of contractuele grondslag bestaat, baseren wij deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang bij het beschermen van onze woning, gasten, eigendommen en rechten.

d. Contact en klantenservice

Wanneer u per e-mail, telefoon, contactformulier of via een boekingsplatform contact met ons opneemt, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag te beantwoorden en de communicatie met u af te handelen.

e. Nieuws en aanbiedingen

Wij sturen uitsluitend commerciële e-mails, nieuwsbrieven of aanbiedingen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en, waar vereist, nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.

5. Reserveringen via externe platforms

Wanneer u Casa Oppidum reserveert via een extern boekingsplatform, reserveringssysteem, channel manager, reisorganisatie of andere tussenpersoon, ontvangen wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om uw reservering uit te voeren.

De betreffende aanbieder kan daarnaast zelfstandig persoonsgegevens verwerken onder zijn eigen Privacy Policy.

Casa Oppidum is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop een externe partij persoonsgegevens voor haar eigen doeleinden verwerkt.

Wij adviseren u daarom ook de privacy voorwaarden van het betreffende platform of de betreffende dienstverlener te raadplegen.

6. Betalingen

Betalingen kunnen worden verwerkt via een bank, betalingsprovider, boekingsplatform of andere financiële dienstverlener.

Wanneer een externe betalingsprovider wordt gebruikt, worden volledige betaalkaart- of creditcardgegevens in beginsel rechtstreeks door deze betalingsprovider verwerkt. Casa Oppidum ontvangt dan alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen vaststellen of een betaling succesvol is uitgevoerd en om de reservering administratief te verwerken.

De betreffende financiële dienstverlener verwerkt uw gegevens eveneens overeenkomstig zijn eigen privacy voorwaarden en wettelijke verplichtingen.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is met bijvoorbeeld:

Reserverings- en boekingsplatforms;
Channel managers en reserveringssoftware;
Betalingsproviders en banken;
Hosting- en websiteproviders;
E-mail- en communicatiedienstverleners;
Administratieve en boekhoudkundige dienstverleners;
Schoonmaak-, onderhouds- of servicedienstverleners, maar alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden;
Verzekeraars en juridisch adviseurs indien een incident, schade of geschil zich voordoet;
Portugese fiscale of andere bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn informatie te verstrekken.

Dienstverleners die namens Casa Oppidum persoonsgegevens verwerken, mogen deze gegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig onze instructies en de toepasselijke privacywetgeving.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners of online platforms kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, zorgen wij er waar nodig voor dat passende juridische waarborgen worden gebruikt, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s) of een andere geldige overdrachtsgrondslag overeenkomstig de AVG.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

Aanvragen zonder reservering: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste contact;
Reserverings- en verblijfgegevens: zolang deze redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitvoering en administratieve afhandeling van het verblijf en eventuele juridische aanspraken;
Facturen, boekhoudkundige gegevens en fiscaal relevante documenten: overeenkomstig de Portugese wettelijke bewaartermijnen, die in beginsel 10 jaar kunnen bedragen;
Gegevens voor verplichte gastregistratie: gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn;
Gegevens over schade, klachten of geschillen: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de afhandeling daarvan en zolang eventuele juridische aanspraken kunnen worden ingesteld;
Marketinggegevens: totdat u uw toestemming intrekt of wanneer blijkt dat verdere bewaring niet langer noodzakelijk is;
Technische website- en beveiligingslogs: uitsluitend gedurende de periode die redelijkerwijs noodzakelijk is voor beveiliging, storingsanalyse en fraudepreventie.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht is.

10. Internet en WiFi

Gasten kunnen tijdens hun verblijf gebruikmaken van de internet- en WiFi-voorzieningen van Casa Oppidum.

Casa Oppidum gebruikt het WiFi-netwerk niet om de inhoud van het normale internetverkeer van gasten te controleren of om websites die gasten bezoeken voor commerciële doeleinden vast te leggen.

Netwerkapparatuur kan wel automatisch beperkte technische gegevens of loggegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging en technische ondersteuning van het netwerk.

Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

11. Cookies en website

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën.

Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst wanneer dit wettelijk is toegestaan.

Voor analytische, advertentie-, tracking- of andere niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming wanneer de toepasselijke wetgeving dit vereist.

Wanneer Casa Oppidum dergelijke cookies gebruikt, wordt hierover aanvullende informatie verstrekt in de Cookie Policy en via de cookie-instellingen op de website.

12. Foto’s en beeldmateriaal

Persoonlijk herkenbare foto’s of video’s van gasten worden niet voor publicitaire doeleinden, de website of sociale media van Casa Oppidum gebruikt zonder toestemming van de betreffende persoon, tenzij hiervoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.

Een gegeven toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Casa Oppidum neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:

Onbevoegde toegang;
Ongeoorloofde openbaarmaking;
Verlies;
Vernietiging;
Wijziging;
Misbruik.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Geen enkele wijze van digitale opslag of elektronische communicatie kan echter een absolute beveiliging garanderen.

14. Persoonsgegevens van kinderen

Casa Oppidum kan persoonsgegevens van minderjarige gasten verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een reservering, verblijf of wettelijke verplichting.

Deze gegevens worden zoveel mogelijk verstrekt door en verwerkt via een ouder, wettelijke vertegenwoordiger of de hoofdhuurder.

Wij gebruiken gegevens van kinderen niet voor directe marketing.

15. Uw privacyrechten

Voor zover de toepasselijke wetgeving dit toestaat, heeft u het recht om:

Informatie te ontvangen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
Uw persoonsgegevens in te zien;
Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
Persoonsgegevens te laten verwijderen;
De verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
Gegevens in bepaalde gevallen in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
Een eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren vanwege fiscale, administratieve of andere wettelijke verplichtingen.

16. Een privacy verzoek indienen

Wilt u gebruikmaken van een van uw privacy rechten of heeft u een vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen via:

E-mail: hello@casaoppidum.com

Wij kunnen u vragen uw identiteit op passende wijze te bevestigen voordat wij een verzoek uitvoeren. Daarbij vragen wij niet meer informatie dan noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen.

Wij behandelen privacy verzoeken binnen de termijnen die de AVG voorschrijft.

17. Klacht bij de toezichthouder

Wanneer u van mening bent dat Casa Oppidum uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de privacywetgeving verwerkt, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij de kwestie kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Portugese toezichthoudende autoriteit:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)
Av. D. Carlos I, 134 – 1.º
1200-651 Lisboa
Portugal

U kunt ook contact opnemen met een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in een andere EU- of EER-lidstaat wanneer de AVG dit toestaat.

18. Geautomatiseerde besluitvorming

Casa Oppidum neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die juridische gevolgen voor gasten hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, tenzij wij dit uitdrukkelijk anders melden en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

19. Wijzigingen in deze Privacy Policy – Casa Oppidum

Casa Oppidum kan deze Privacy Policy – Casa Oppidum aanpassen wanneer onze dienstverlening, de gebruikte systemen of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt beschikbaar gesteld via de website van Casa Oppidum.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij gasten of andere betrokkenen aanvullend informeren wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk of wettelijk verplicht is.